今回は資料について僕の経験を踏まえながら理想的な資料作りをお伝えできればと思います。会議では必ず使う資料って結構多くなります。なぜか意味あるのか？疑問になるようなモノまであったりします。
作成者も一生懸命になって作ってくれているのですが、出来ることなら簡素化でスムーズに作れたらと思ってしまいます。
その資料について感じたことを伝えていければと思います。
資料って何を書いたらいいの？
この気持ち、僕も常に待っていました。一体なにを書けばいいのか…簡単そうで何気に難しいのが資料作成だと思います。僕も悩みながら作成していました。結局、会議直前までかかり、納得のいかない資料ばかりです。
理想とされる資料内容は、会議のゴールをどこに設定するのか？を明確にすること。例えば新規事業拡大が議題になるのならゴールは新規事業展開の決定であり、そのために内容や場所など調べる必要があります。
要は、ゴールまでの工程表と捉えて作る事が大切になります。新規事業も一体なにをするのか？会社にとってメリットがあるのか？収益やコストの問題は？事業の発展への見込み率は？を盛り込むことで大まかなストーリが作れます。
細かい設定で中身を詰める！
この資料で、新規事業の参考材料と判断材料になります。「さあ！この事業を展開するぞ。」の想いは確かに大事ですが…確証がなければ失敗に終わる可能性は高いと思います。そう、ならないように資料には概要以外にデーター及び裏付けが必要になります。
裏付けには、理想や想い以外にコストについて、収益と見合うのか？逆にどこの段階で利益が出せるのか？事業の発展性やニーズ調査も含めたいです。
そうすることで、情報の掘り下げに繋がっていくと思います。細かい設定とは5W1Hを当てはめればできるので、よく基本的なことだと教えられました。
流れ的には、ゴールの提示→目的の説明と背景→進捗、現状報告→今後のスケジュールに沿って資料を作成が一連の流れになるのではないでしょうか。
ただ、注意したいのは資料作成の中で似たような内容になってしまいやすい点です。枚数が多いほど中身には精査して欲しいです。
重要性を伝えたい一心で同じ内容の文章やデーターを書いた事があります。想いは大事ですが読む側の立場や理解しやすい資料を心掛ける事まで気が回らない事が多かったです。
資料の中身で結論がでる！
会議で使う資料のお話ですが、資料の範囲を拡げて見ると！
お客様に商品説明する時に見せるパンフレットや商談で使うパワーポイントなど同じ資料です。この２つ、我が社の商品の良さを知ってもらい購入して欲しい時に使います。では、会議も同じでこの企画を実現したい、必ず将来性はある！決済を…って流れは同じです。
違う点は、商品化か事業展開後である売り込みと違い、会議は0から1〜を作れるかどうかの話です。ここをクリアしなければ何も始まりません。
商品も事業展開も企画発案者や資料作成者だけの案件ではなく、全員が同じ目的＝ゴールを目指すチームです。資料の内容や情報など共有していければスムーズに取り組めます。
僕の失敗談を話そう！
つい最近まで働いていた仕事では、資料や書類の作成が多かったです。会議に使う資料、関係先に提出する書類などPCで打ち込む時間だけが経ってる感じです。
ある会議で事業計画を各部署ごとで作り、報告する場がありました。自分で作り自分で発言するので箇条書きで終わらせていました。
当然、中身の薄いモノです、他の担当者はキッチリした報告です。内心「ヤバい」と感じながらアドリブで中身を盛って話した事があります。あり得ない話ですが…
資料を作る際はキチンと作らないと、今回のように自分でも分からないのに誰かの同意を得るなど…難しいって思いました。
伝えたい事を簡潔かつ中身を濃くする。これは繰り返しながら身につけていくのだと思います。資料を作る時には、相手がいることを忘れずに伝えやすく理解されやすいモノを作れるようにと今でも思っています。
ただし、資料の内容が長いからいいとは限りません。誰が見ても分かりやすい資料かどうかが大切なのです。
ようするに資料とはこのように書いた方がいいのです。
記事を書くのと同じ要領です。この会議の目的と答えが何かを1番最初に説明していきましょう。今からこの答えに導くにはどうするかの話し合いだという意味を提案するのです。
次に、そのためにはどうするか？この部分を提案や分析などを説明していきます。会議ではここの時間が大切になってきます。話し合って形にすることで手順などが決まってきます。
資料とは、会議の進行を示すモノでもあり企画書でもありマニュアルでもあるのです。作成の時点である程度の方向性が決まっていると言っても間違いではないと思います。
どんな資料を作るのかは作成した担当者以外は分かりません。仕事で交渉でのプレゼンテーションも資料で決まることが多いです。難しく考えずに相手がどう捉えてくれるかを感じながら資料作成を頑張っていきましょう。
